Bedelía lleva la gestión de salas Zoom de Facultad de Química. En la página http://reservaszoom.fq.edu.uy se puede ver la reserva de las salas disponibles, así como las salas que están disponibles. Para solicitar una reserva comunicarse con Bedelía a la cuenta: bedelia.reservas@gmail.com.

Para poder utilizar zoom, ya sea para participar de una reunión organizada por otra persona, o para gestionar una sala, programar y ser anfitrión de una reunión, es necesario instalar la aplicación de Zoom:

• Instalación en PC: bajar la aplicación desde https://zoom.us/
• Instalación en celular: buscar “Zoom Cloud Meetings” en el Playstore que cada uno use

Instalar esta aplicación implica registrarse como usuario en la plataforma Zoom. Una cuenta de Zoom siempre usa una dirección de correo electrónico como nombre de usuario. La cuenta debe protegerse con una clave. Se recomienda no usar claves que uno use para otros servicios.

Una vez que uno se ha registrado en Zoom, puede comenzar a usar sus servicios. Una cuenta de Zoom implica que uno puede unirse o participar en reuniones o webinars que organicen otros, así como también organizar reuniones propias.

Zoom funciona como un servicio en internet. La aplicación que instalamos en nuestros PCs o celulares es el cliente. Para participar y mantener reuniones usamos ese cliente, que se conecta a los servidores de Zoom. Nuestra identidad en las reuniones de Zoom está determinada por la cuenta de Zoom que usemos. Por eso es importante resguardar los datos de la cuenta: usuario y su contraseña o clave.

Lo habitual y recomendado es registrarse inicialmente con una cuenta de correo electrónico personal.

El registro es gratuito, en cuyo caso se pueden utilizar todas las funcionalidades gratuitas de zoom, que tienen algunas limitaciones. También puede contratarse el servicio pago, que ofrece mejoras y elimina las restricciones que tienen las cuentas gratuitas.

Salvo esas restricciones, no existen mayores diferencias entre las cuentas gratuitas o pagas. La manera en que funciona la aplicación es casi idéntica en ambos casos.

La UdelaR ha contratado un número considerable de cuentas de zoom que no adolecen de las limitaciones de las cuenta gratuitas: no tienen limitación de tiempo, permiten reuniones con un mayor número de participantes y las reuniones se pueden grabar y almacenar en la nube de zoom. Aparte de eso y algunas otras posibilidades de gestión, estas cuentas de zoom son idénticas y funcionan básicamente de la misma manera que las cuentas personales gratuitas.

A la Facultad de Química le han asignado 9 cuentas zoom. A las cuentas de zoom también se les conoce con el nombre de salas, porque en los hecho eso es lo que permiten implementar: salas de reuniones.

Las cuentas de zoom de FQ están asociadas a direcciones de correo institucionales de tipo: zoomXX@fq.edu.uy, donde XX corresponde al número de la sala, cuyo nombre es “Sala XX”“. hoy contamos con las salas 01 a la 09.

Usando la cuenta personal: Dijimos que al registrarnos en zoom lo habitual y recomendado es hacerlo con una cuenta personal. Eso permite organizar y mantener reuniones como anfitrión o participar en reuniones organizados por otra cuenta. Esa cuenta personal puede ser paga o gratuita, dependiendo de si uno contrató o no el servicio de zoom de manera personal.

En caso que la reunión la organiza o inicia uno con su propia cuenta personal, uno actúa como anfitrión (host) y tiene el control de la misma, los demás usuarios que se conecten tienen el rol de participantes.

Usando las cuentas de FQ: Si lo que nos interesa es organizar o dictar una clase, entonces podemos usar alguna de las cuentas de FQ que haya sido asignada al curso que estemos dictando.

Los docentes que van a usar zoom recibieron los datos (usuario y contraseña) de la sala que vayan a usar en sus cursos. Estos datos (cuenta zoomXX@fa.edu.uy y su correspondiente clave) son de uso exclusivo para actividades docentes del correspondiente curso, y deben ser protegidos, no deben publicarse o darse a terceros. Recuerden que esa cuenta permite programar reuniones y ser anfitrión de las mismas en nombre de la Facultad de Química

Si vamos a actuar como docente de curso, entonces conviene asumir el rol de anfitrión a los efectos de controlar y gestionar la reunión. En ese caso debemos conectarnos a zoom con las credenciales de la sala que les haya sido asignada.

Si simplemente van a participar de una reunión organizada por otro docente, entonces se conectan a la misma usando su cuenta personal.

Toda cuenta de zoom tiene asociada por defecto una sala propia igual a como ocurre con las cuentas personales.

Todas las salas se identifican con un número ID (por ejemplo: 123-456-7890, o 1234567890).

Uds. pueden usar este ID para programar, organizar y mantener reuniones.

También pueden programar u organizar otras reuniones y cada una tendrá su ID propia.

O sea que una cuenta de zoom permite organizar diferentes “salas virtuales” cada una de las cuales se identifica con su ID propio. Por razones de seguridad, se recomienda que se asocie a esos ID una clave de acceso. No es obligatorio, pero es recomendado, pues agrega una capa más de seguridad y reduce la probabilidad de que personas ajenas a la actividad puedan ingresar a la sala durante el transcurso de una reunión.

La información mínima que debo pasar a quienes quiero invitar a una reunión es el ID de la misma y la fecha y hora en que se va a realizar la actividad.

Si a la sala también le asignamos una clave de acceso, entonces también hay que pasar esa clave, junto con el ID a los invitados a la misma.

Pero la manera más práctica de publicitar esta información es usando un link web de la reunión, que incluye toda la información necesaria (el ID y la clave). Esos links tienen usualmente la siguiente forma:

https://salavirtual-udelar.zoom.us/j/83193903573?pwd=RWNVb1dNTVVnbE5BRVRXRC92SFNPZz09

donde 83192903773 corresponde al ID de la reunión y pwd=RWNVb1dNTVVnbE5BRVRXRC92SFNPZz09 corresponde a la clave encriptada.

Cada vez que Uds. organicen una reunión, deben distribuir el ID y clave de la misma o el link correspondiente.

A los efectos del dictado de clases, cada docente ha recibido los datos de la cuenta de Zoom que puede utilizar para el curso en que participa.

Recomendamos que cada curso organice sus clases creando sus propias “reuniones virtuales”, de manera que cada curso tenga uno o más IDs de uso exclusivo. De esa manera cada curso distribuye entre sus estudiantes el o los IDs propios y no se mezcla o confunde con los ID de los demás cursos que comparten la misma cuenta de zoom.

Si bien se puede usar el ID por defecto asociado a la cuenta de zoom, nos parece que la mejor práctica es que cada docente genere los ID propios para sus actividades dentro de la cuenta de zoom de FQ que se les haya asignado.

Los docentes de FQ que utilicen las salas zoom de FQ deben tener presente que estos recursos son compartidos con otros docentes de otros cursos y que los datos de la cuenta (usuario zoomXX@fq.edu.uy y la correspondiente clave de la cuenta) deben ser protegidos. Estos datos no deben darse a terceros que no estén involucrados directamente en el control de salas de la Facultad de Química.

Quién posea los datos de la cuenta (usuario y contraseña) tiene la potestad de organizar y mantener reuniones (ser anfitrión) en nombre de la Facultad de Química.

Lo único que debe publicarse o distribuirse entre los participantes invitados a una reunión es el ID y clave de acceso a la misma o, mejor aún, el link de la misma.

También deben limitarse al uso de las salas en los días y horarios asignados. En caso de necesitar uso de salas cuando éstas estén libres o disponibles, les pedimos coordinar la uso de la cuenta de manera de evitar colisiones.

Hasta donde sabemos, no es posible utilizar la misma cuenta para mantener reuniones simultáneas en diferentes salas (o IDs). Si algún docente inicia una reunión mientras está activa otra reunión que usa la misma cuenta, puede llegar echar al docente que se encuentra en la otra reunión. No es necesario explayarse sobre los inconvenientes que esto puede causar.

En cuanto podamos, vamos a publicitar el uso de las salas e implementar algún protocolo que permita reservar el uso de estos recursos para así aprovecharlos mejor entre todos.